Copyright
1. DISPOSICIONES GENERALES............................................................................. 4
1.1. Identificación del Responsable del Tratamiento .............................................. 4
1.2. Marco jurídico ................................................................................................. 4
1.3. Consideraciones generales............................................................................. 4
1.4. Definiciones .................................................................................................... 5
1.5. Tratamiento de Datos Sensibles ..................................................................... 8
1.6. Autorización del Titular.................................................................................... 9
1.7. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular ............................ 9
1.8. Principios Fundamentales............................................................................. 10
2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE
ALIANTA S.A.S............................................................................................................ 13
2.1. En relación con los administradores y socios ................................................ 14
2.2. En relación con los visitantes ........................................................................ 14
2.3. En relación con trabajadores activos ............................................................ 14
2.4. En relación con trabajadores inactivos.......................................................... 14
2.5. En relación con los aspirantes o candidatos.................................................. 15
2.6. En relación con los clientes........................................................................... 15
2.7. Información de contratistas o proveedores con quienes se tengan relaciones
comerciales.......................................................................................................... 16
2.8. Otros fines .................................................................................................... 16
2.9. Video vigilancia ............................................................................................. 17
3. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES ................................. 17
4. DEBERES DE ALIANTA S.A.S. .............................................................................. 19
4.1. Deberes respecto del Titular del Dato ........................................................... 19
4.2. Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos
personales ........................................................................................................... 19
4.3. Deberes de Alianta S.A.S. cuando realiza el Tratamiento a través de un
Encargado ........................................................................................................... 20
4.4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ..... 20
4.5. Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento de Datos Personales
............................................................................................................................ 21
5. DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES..... 22
5.1. Instrucciones para obtener la autorización .................................................... 22
5.2. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles ................................... 23
5.3. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y
adolescentes........................................................................................................ 23
5.4. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales .................. 24
6. TRASFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.......................... 24
7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS
DERECHOS ................................................................................................................ 25
7.1. Pautas para la atención de consultas y reclamos.......................................... 26
7.2. Reclamos...................................................................................................... 26
8. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES......................................... 27
9. DISPOSICIONES FINALES..................................................................................... 28
9.1. Obligatoriedad............................................................................................... 28
9.2. Registro Nacional de Bases de Datos........................................................... 28
9.3. Vigencia de la presente Política .................................................................... 29
1.1. Identificación del Responsable del Tratamiento
• Razón Social: Alianta S.A.S.
• Domicilio Social: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Carrera 13 No 90 - 17
• Teléfono: 2684650 - 3108580727
• E-mail: felipe.suarez@alianta.com.co
http://alianta.com.co/politica/
1.2. Marco jurídico
• Constitución Política de Colombia. Art. 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto Reglamentario Parcial No 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Decreto 090 de 2018
• Sentencia C - 748 del 2011 de la Corte Constitucional
1.3. Consideraciones generales
Alianta S.A.S., es una sociedad colombiana prestadora de servicios y asesorías
relacionados con la profesión del derecho en todas sus ramas, en materia tributaria,
aduanera y cambiaria, además presta servicios profesionales de consultoría, interventoría
en el campo organizacional, legal, tributario, económico, operativo, financiero, de
seguridad de la información, de sistemas de información y la evaluación de procesos
empresariales.
Alianta S.A.S. es una empresa que tiene plena conciencia de la privacidad emanada de
los Datos Personales y se encuentra comprometida en salvaguardar dicho derecho.
Protegerá la información de carácter privado y confidencial que es obtenida dentro del
giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su objeto social.
La presente Política recoge los lineamientos legales, normativos y jurisprudenciales del
ordenamiento jurídico colombiano señalados en el Marco Jurídico y tiene como fin la
protección de la información que le ha sido confiada, siendo la intención la de recolectar
exclusivamente aquella que le ha sido suministrada voluntariamente por los accionistas,
empleados, exempleados, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros.
Alianta S.A.S. puede recolectar datos personales, entre otros medios, a través de
cualquiera de los siguientes canales:
a. Recepción y registro de visitantes del edificio sede de la Compañía
b. Procesos de selección de personal
c. Gestión de personal
d. Clientes y proveedores
e. Canales electrónicos
Es de advertir que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal
a Alianta S.A.S., el Titular del Dato Personal acepta que dicha información va a ser
utilizada según lo señalado en la presente Política para el Tratamiento de Datos
Personales, para las actividades o propósitos aquí previstos. En el evento en que dicha
información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar
amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la legislación
colombiana o deberá contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se
relacionan en la Sección “1.7. Excepciones” de la presente Política.
Las reglas de esta Política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter
personal sobre la cual Alianta S.A.S. tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos
de Tecnología Informática (TI) o almacenada en bases de datos, archivos físicos o en
cualquier otro sistema manual o electrónico.
1.4. Definiciones
Para facilitar la comprensión de la presente Política para el Tratamiento de Datos
Personales, se trascriben las siguientes definiciones:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del Dato
Personal para llevar a cabo el Tratamiento.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual
se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de
información que le serán aplicadas, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de
Tratamiento.
d. Cliente: Persona natural o jurídica a la cual Alianta S.A.S. le presta servicios
profesionales, dentro del giro ordinario de sus negocios en virtud de una relación
comercial/profesional preexistente.
e. Consulta: Solicitud del Titular del Dato o las personas autorizadas por éste o por la
ley para conocer la información que reposa sobre ella en Bases de Datos o
archivos.
f. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables. El Dato Personal se
clasifica en:
i) Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos (huella dactilares, entre otros).
ii) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
iii) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para la persona titular del dato. Ej. Documentos privados,
información extraída a partir de la inspección del domicilio, libros del
comerciante.
iv) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no
sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
general, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de
las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las
entidades de la seguridad social.
g. Empleado: Persona natural que presta sus servicios personales a Alianta S.A.S.
en virtud de una relación o contrato de trabajo.
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento.
i. Exempleado: Persona natural que prestó servicios personales a Alianta S.A.S. en
virtud de una relación o contrato de trabajo terminado.
j. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a Alianta
S.A.S. en virtud de una relación comercial preexistente.
k. Reclamo: Solicitud del Titular del Dato o la persona autorizada por éste o por la
ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales.
l. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el
Tratamiento de los Datos.
m. Titular del Dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
n. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos
Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
o. Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de Alianta
S.A.S. y que no tenga la calidad de empleado.
1.5. Tratamiento de Datos Sensibles
Alianta S.A.S. advertirá al Titular del Dato Sensible que tiene el derecho a decidir si
suministra o no la información relacionada con sus Datos Sensibles. Si el Titular
considera que es necesario proveer este tipo de datos, se requiere que los mismos sean
remitidos adjuntando la debida autorización, y así permitirle a Alianta S.A.S. su
Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que se establecen en la
presente Política.
Alianta S.A.S. no obtendrá información catalogada por la ley como Dato Sensible, salvo
en los siguientes casos:
a. Cuando los Titulares den su autorización de manera explícita a dicho Tratamiento
al momento de la recolección de los datos, salvo que se presenten uno de los
eventos en los cuales la ley señala que la autorización no sea requerida (Ver
Sección 1.7 Excepción).
b. Cuando el Tratamiento de los Datos sea necesario para salvaguardar el interés
vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos
eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. Cuando el Tratamiento se refiera a Datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la
identidad de los Titulares.
1.6. Autorización del Titular
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de los Datos
Personales Alianta S.A.S. requerirá de la autorización previa, expresa e informada del
Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
y verificación posterior.
1.7. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular
Alianta S.A.S., de conformidad con la ley, podrá proceder al Tratamiento de los Datos
Personales sin que se requiera autorización expresa, previa e informada del Titular
cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública, conforme con la definición que la ley trae de esta
expresión.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios
del objeto social, en ningún caso Alianta S.A.S. suministrará, distribuirá, comercializará,
compartirá, intercambiará con terceros y en general realizará actividad alguna en la cual
se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.
POLÍTICA PARA EL DEBIDO TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES EN ALIANTA S.A.S.
Fecha de Actualización: 02 de julio de 2021 Versión: 1 Página: 10 de 29
1.8. Principios Fundamentales
Para dar cumplimiento al marco jurídico aplicable debido tratamiento de datos personales,
Alianta S.A.S. ha acogido los siguientes principios fundamentales para el desarrollo,
interpretación y aplicación de su Política de Protección del Tratamiento de los Datos
Personales.
a. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, Alianta S.A.S. recolecta
únicamente los Datos Personales entregados voluntariamente por los Titulares,
contando para ello con su autorización previa, expresa e informada. Alianta S.A.S.
proscribe cualquier medio engañoso o fraudulento para la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión de los Datos Personales obtenidos.
Alianta S.A.S. informará de manera previa y expresa, clara y suficiente la finalidad
de la recolección de los Datos Personales.
b. Principio de Finalidad: Alianta S.A.S. podrá recolectar, utilizar y compartir los
datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las
finalidades del Tratamiento y serán utilizados únicamente para los propósitos para
los cuales ha obtenido la autorización. Por lo tanto, hará todo lo razonablemente
posible para limitar el procesamiento de Datos Personales a lo estrictamente
necesario, cumpliendo con las siguientes condiciones:
i. Que sea adecuado;
ii. Pertinente, y
iii. Acorde con las finalidades para las cuales fueron previstos.
Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y
necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o
instrucciones de cualquier autoridad administrativa o judicial competente. Los
Datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una
obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se
considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una
vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los Datos.
c. Principio de veracidad o calidad: Para Alianta S.A.S. la información sujeta a
Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Alianta S.A.S. proscribe su responsabilidad en el Tratamiento de
Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error y
adoptará las medidas necesarias y razonables para asegurar que la información
que reposa en sus bases de datos sea precisa y suficiente y, cuando así lo solicite
el Titular o cuando Alianta S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o
suprimidos cuando sea procedente.
d. Principio de seguridad: Alianta S.A.S. protegerá la información personal con
medidas de seguridad apropiadas a la sensibilidad de la información. Cada
persona vinculada a Alianta S.A.S. deberá cumplir con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que la compañía establezca para garantizar la
protección de los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Principio de Trasparencia: Alianta S.A.S. será trasparente respecto de los
procesos que utiliza para manejar la información de los Datos Personales. Alianta
S.A.S. garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin
restricciones, la información relacionada con la existencia de los Datos que le
conciernen.
f. Principio de acceso restringido: Alianta S.A.S. solo permitirá el acceso a los Datos
Personales a las siguientes personas:
i. Al Titular del Dato.
ii. A las personas autorizadas por el Titular del Dato.
iii. A las personas públicas (administrativas o judiciales) que, por mandato
legal, en ejercicio de sus funciones u orden judicial, sean o estén
autorizadas para conocer la información del Titular del Dato Personal.
En los casos de las entidades públicas o administrativas o por orden
judicial, se procederá de la siguiente manera, atendiendo las orientaciones
de la Corte Constitucional:
• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud
indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el Dato Personal
y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• Con la entrega de la información se le comunicará a la entidad
pública o administrativa que debe cumplir con los deberes y
obligaciones que impone la Ley 1581 de 2012, sus decretos
reglamentarios y demás normas que la complementan adicionan o
modifican como Responsable del Tratamiento.
Los Datos Personales, salvo que la información sea pública, no podrán
estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido únicamente a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la ley.
g. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren,
manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se
encuentren en Bases de Datos en Alianta S.A.S. que no tengan la naturaleza de
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la ley.
h. Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales. En
cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 26 del Decreto 1377 de 2013, los
responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de
demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han
implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones
establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este decreto, en una manera que sea
proporcional a lo siguiente:
i. La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño
empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña,
mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.
ii. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.
iii. El tipo de Tratamiento.
iv. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre
los derechos de los titulares.
Con el fin de proteger la información personal se designa a la Gerencia Jurídica
como responsable de coordinar con las áreas responsables del cumplimiento de la
ley.
Alianta S.A.S. divulgará entre sus empleados y contratistas las Políticas de
privacidad de la información por ella adoptadas y su rol en la protección de la
información personal.
Las dudas sobre el uso y aplicación de las políticas podrán ser resueltas a través
del correo: felipe.suarez@alianta.com.co
Alianta S.A.S. tratará de manera leal y lícita los datos personales que recolecte para los
siguientes fines:
2.1. En relación con los administradores y socios
Contar con información suficiente y actualizada para remitirles comunicaciones, convocar,
poner en conocimiento y en general utilizarla como instrumento para mantener informada
a la alta dirección y administración de los asuntos relevantes de la sociedad.
2.2. En relación con los visitantes
Mantener un control del personal que ingresa a las instalaciones de la empresa para la
seguridad de todos los funcionarios. La base de datos también se conforma para contar
con información que permita contactar a familiares y/o responsables de los visitantes en
caso de accidente u otras situaciones que así lo ameriten.
2.3. En relación con trabajadores activos
Para trabajadores activos: Para el manejo de bases de datos internas de la Firma, como
son: pago de nómina, afiliaciones y pagos de seguridad social, medios magnéticos,
terminación de las relaciones laborales, realización de programas de salud ocupacional y
seguridad industrial, registro de celebraciones sociales y actividades de bienestar,
evaluaciones de desempeño, información en medios de comunicación corporativa,
índices laborales, datos demográficos, presentación de propuestas, eventos y
presentaciones, actividades gremiales y publicaciones y emisión de certificaciones
solicitadas por el titular de los datos, entre otros.
2.4. En relación con trabajadores inactivos
a. Alianta S.A.S. almacenará indefinidamente todos los datos personales
suministrados y recolectados del trabajador una vez haya finalizado la relación
laboral, la información se conservará con los siguientes propósitos: Servir como
base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57,
numeral 7o del Código Sustantivo de Trabajo a solicitud de sus extrabajadores o
sus causahabientes.
b. Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales
empleadores del exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su
desvinculación de Alianta S.A.S., y
c. La información almacenada podrá ser estudiada, analizada y utilizada por Alianta
S.A.S. para el fin de considerar al exempleado en posteriores procesos de
contratación de personal que lleve a cabo.
2.5. En relación con los aspirantes o candidatos
Alianta S.A.S. podrá recolectar información de aspirantes que se presenten a los
procesos de selección. Adicionalmente, podrá almacenar indefinidamente la información
de quienes se presenten a éstos y utilizarla en futuros procesos de selección de personal.
En consecuencia, se entiende que quien someta a consideración de Alianta S.A.S. su
hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza su consulta, verificación, análisis y
uso para los siguientes fines: la consulta, verificación, análisis y uso de los datos para
participar en los procesos de reclutamiento y selección de personal; elaborar y analizar
estadísticas internas de gestión humana; corroborar la información suministrada;
participar en evaluaciones para identificar aptitudes necesarias para el cargo requerido;
cumplir lo dispuesto en las normas laborales; establecer comunicación y contacto con el
Titular.
2.6. En relación con los clientes
Alianta S.A.S. podrá recolectar información de los titulares vinculados jurídicamente a sus
clientes, para los siguientes fines:
a. La prestación de los servicios relacionados con el objeto social de la organización;
b. El cumplimiento de normas de calidad;
c. La verificación de la viabilidad jurídica, financiera y comercial;
d. La realización de actividades de mercadeo, encuestas de opinión, prospección
comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, ofrecimiento de
productos y servicios;
e. La consulta de bases de datos de organismos de nacionales e internacionales.
f. La gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR);
g. La fidelización de clientes;
h. Llevar un histórico de relaciones comerciales.
En el evento de que Alianta S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de los datos
suministrados por el cliente, la Firma dará cumplimiento a la política que para estos
efectos haya adoptado el cliente.
2.7. Información de contratistas o proveedores con quienes se tengan relaciones
comerciales
Alianta S.A.S. llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus contratistas o
proveedores de servicios o de personas con quienes tenga una relación comercial, con el
fin de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la relación correspondiente. De
Igual manera, con el fin de verificar la existencia de conflictos de interés, asuntos
relacionados con la independencia profesional, así como la viabilidad financiera, jurídica y
comercial de una eventual relación.
2.8. Otros fines
Alianta S.A.S. podrá tratar también los Datos Personales para los siguientes fines:
a. Adelantar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de
satisfacción respecto de los bienes y servicios prestados por Alianta S.A.S.
b. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza
comercial y a cualquier tercero con el cual Alianta S.A.S. posea un vínculo
contractual de cualquier índole.
c. Dar a conocer, trasmitir o transferir Datos Personales dentro y fuera del país a
terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo jurídico lícito que así lo
requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
d. Conocer la información del Titular del Dato que repose en Centrales de
información crediticia como, CIFIN, DATACREDITO o en operadores de bancos
de datos de información financiera, crediticia, comercial y proveniente de terceros
países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y
sus normas reglamentarias o modificatorias.
e. Acceder y consultar la información del Titular del Dato que repose o esté
contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública
(entre otros ministerios, departamentos administrativos, superintendencias,
unidades administrativas especiales, Fiscalía, juzgados, tribunales y altas cortes),
ya sea nacional o extranjera.
2.9. Video vigilancia
Alianta S.A.S. utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios
internos y externos de sus instalaciones u oficinas.
Alianta S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en
sitios visibles de anuncios de video-vigilancia.
La información recolectada por Alianta S.A.S. mediante video-vigilancia se utilizará para
fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Compañía. Esta
información al no contar con ningún programa informático de identificación e
individualización personal no constituye fuente de recolección datos personales de
quienes allí figuran. En todo caso, esta información podrá ser entregada a las autoridades
competentes para el cumplimiento de sus funciones legales.
Los datos:
a. Recolectados directamente en el punto de seguridad (recepción);
b. Tomados de los documentos que suministren las personas al personal de
seguridad (recepción); y
c. Obtenidos de las videograbaciones que se realicen dentro o fuera de las
instalaciones de Alianta S.A.S.
Alianta S.A.S. a través de las personas designadas para el efecto está obligada a
respetar y garantizar a los Titulares de los Datos Personales los siguientes Derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. Para el efecto es necesario
establecer previamente la identidad de la persona para evitar que terceros no
autorizados accedan a los Datos del Titular del Dato. El ejercicio de este derecho
se podrá llevar a cabo, entre otros casos, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Obtener copia de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado sobre el uso que Alianta S.A.S. le ha dado a los Datos Personales.
d. Formular las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la Ley y
en la presente Política.
e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
f. Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
personal, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya
determinado que en el tratamiento dado por parte de Alianta S.A.S. se ha incurrido
en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución Política. El
Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato
personal, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber
de permanecer en la base de datos o archivos del Responsable o Encargado.
g. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. La información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por
cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición Alianta S.A.S.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los niños, las niñas o adolescentes serán ejercidos por las
Personas que estén facultados para representarlos.
Alianta S.A.S. cuando obre como responsable del tratamiento de datos personales, está
obligada a cumplir los deberes impuestos por la Ley 1581 de 2012 en materia de
Tratamiento de datos Personales. A su vez, los funcionarios de Alianta S.A.S. que
cumplan un rol en el tratamiento de datos personales deben obrar de tal forma que se
cumplan las siguientes obligaciones:
4.1. Deberes respecto del Titular del Dato
a. Solicitar y conservar la respectiva autorización otorgada por el Titular.
b. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección
y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
c. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
sus derechos, es decir, conocer, actualizar, rectificar, suprimir, los Datos
Personales recolectados.
d. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente Política.
4.2. Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos
personales
a. Observar los principios calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos
personales establecidos de esta Política.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
c. Actualizar la información cuando sea necesario.
d. Rectificar los Datos Personales cuando a ello haya lugar.
4.3. Deberes de Alianta S.A.S. cuando realiza el Tratamiento a través de un
Encargado
a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de trasmisiones
nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de trasmisión de
Datos Personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en
el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
b. Garantizar que la información que se suministra al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobada y comprensible.
c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones
realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los
ajustes pertinentes.
e. Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el Tratamiento respectivo.
4.4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
a. Informarles las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existencia
riesgos en la administración de la información de los Titulares.
b. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio (SIC).
c. Mantener actualizada en el RNBD la información de los reclamos presentados por
los Titulares en los plazos y términos establecidos por la SIC.
4.5. Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento de Datos Personales
Si Alianta S.A.S. realiza el Tratamiento de Datos Personales en calidad de Encargado del
Tratamiento), deberá cumplir con:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
Habeas Data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
Datos.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de
los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la presente Política.
f. Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” en la forma en que
se establezca en la presente Política.
g. Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez
notificado por la autoridad competente sobre la existencia del proceso judicial
relacionado con la calidad del Dato Personal.
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el
Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
k. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
Los funcionarios de Alianta S.A.S. obligados a cumplir esta Política deberán obtener del
Titular de los datos, autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus
Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de
naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o
científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica y los datos
relacionados con el Registro Civil de las personas.
5.1. Instrucciones para obtener la autorización
Antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo
siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
mismo.
b. El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas,
cuando éstas versen sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y
adolescentes.
c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8o de la Ley 1581
de 2012 y que se encuentran descritos en el Sección 3 de esta Política.
d. La dirección física o electrónica y teléfono de Alianta S.A.S. a los cuales dirigirse
para ejercer sus derechos.
Se debe dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.
Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.
Se obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser
objeto de consulta posterior.
En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento las personas descritas en la
Sección 3 de esta Política.
5.2. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles
Cuando se trate de la recolección de datos Sensibles se cumplirá con los siguientes
requisitos:
a. La autorización debe ser explícita.
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de
dicha autorización.
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del mismo.
5.3. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y
adolescentes
Alianta S.A.S. en el Tratamiento de Datos Personales asegura el respeto a los derechos
prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Alianta S.A.S. no realizará ningún tipo de tratamiento de datos personales de los niños,
niñas y adolescentes, salvo que se trate de aquellos que sean de naturaleza pública.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos personales de niños, niñas y
adolescentes, se deberá cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para
representar a los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas
y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su
opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de
los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto.
b. Se debe informar que es facultativo responder a las preguntas sobre Datos de los
niños, niñas y adolescentes.
c. El Tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de
manera previa y explícita al Titular, cuáles de los Datos que serán objeto de
tratamiento son Sensibles y la finalidad de los mismos.
5.4. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales
Los funcionarios de Alianta S.A.S. obligados a cumplir esta Política, deben identificar los
Datos Sensibles de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente recolecten o
almacenen con miras a:
a. Implementar responsabilidades reforzadas en el tratamiento de estos datos que se
traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y
deberes.
b. Incrementar los niveles de seguridad de esa información.
c. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de Alianta
S.A.S. y de terceros.
d. Tener siempre presente los requisitos legales y los de esta política para su
recolección.
Cuando se envíen o trasfieran datos a otros países será necesario contar con la
autorización del Titular de la información que es objeto de trasferencia. Salvo que la ley
disponga lo contrario, es prerrequisito la obtención de dicha autorización para efectuar la
circulación internacional de Datos. En este sentido, antes de enviar Datos Personales a
Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta
política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca
del Titular que permita trasmitir sus Datos Personales.
Transmisiones nacionales e internacionales a encargados ubicados dentro o fuera del
territorio nacional.
Cuando Alianta S.A.S. envié o trasmita datos a uno o varios Encargados ubicados dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia deberá, mediante cláusulas
contractuales o a través de un contrato de transmisión de Datos Personales, entre otros
aspectos, pactar lo siguiente:
a. Los alcances del Tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de Alianta S.A.S.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del Dato y
Alianta S.A.S.
d. La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del
Responsable observando la presente política.
e. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada
para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la
presente Política.
f. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos.
g. Personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto
del Tratamiento de los Datos trasmitidos.
El presente procedimiento tiene la finalidad de que el Titular de los Datos Personales
ejerza sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar sus datos
personales contenidos en las bases de datos de Alianta S.A.S.
Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por
Alianta S.A.S., quien adoptara los mecanismos de prueba de la radicación y tramite de los
mismos, los cuales se encuentra establecidos en el Manual de Procedimientos de
Protección de Datos Personales, que hace parte de la presente política.
La Gerencia Jurídica es el área encargada de cumplir la función de protección de datos y
de tramitar las solicitudes de los titulares de los mismos.
7.1. Pautas para la atención de consultas y reclamos
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos
personales que reposan en las Bases de Datos de Alianta S.A.S. se canalizarán a través
de los medios que ella tiene para el efecto, los cuales se encuentran establecidos en el
Manual de Procedimientos de Protección de Datos Personales. En todo caso, se dejará
evidencia de:
a. Fecha de recibo de la solicitud.
b. Identificación del solicitante.
Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrará los Datos Personales
requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la
consulta, la cual en ningún caso podrá ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
7.2. Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos o elevar queja por el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012
y en esta Política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Alianta S.A.S. y deberá
contener la siguiente información:
a. Nombre e identificación del Titular del Dato o la persona legitimada.
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado
del trámite.
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Trascurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una
leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La Gerencia de Alianta S.A.S. asumirá la función de Protección de Datos Personales y
dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se
refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás normas que la
complementen o adicionen. La función del Oficial de Protección es la de velar por el
cumplimiento de la presente Política y sus procedimientos en el ámbito de la empresa.
Puede ser contactado a través de los siguientes medios:
• Dirección Física: Carrera 13 No. 90-17
• Teléfono: 2684650 – 3108580727
• Página Web: www.alianta.com.co
• Email: felipe.suarez@alianta.com.co
9.1. Obligatoriedad
Estas Políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos y cada uno
de los empleados de Alianta S.A.S., los contratistas y terceros que actúen en nombre de
Alianta S.A.S.
Todos los empleados de Alianta S.A.S. deben observar y respetar estrictamente estas
Políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos que no exista vínculo laboral
se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Alianta
S.A.S. se obliguen a cumplir con estas Políticas.
El incumplimiento de las Políticas es fuente de sanciones de carácter laboral o de
responsabilidad contractual según sea el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de
responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los Titulares de los
Datos o a Alianta S.A.S. por el incumplimiento de éstas o el indebido tratamiento de los
Datos Personales.
Esta Política es de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre
el Tratamiento de Datos Personales y cualquiera otra disposición vigente emitida por el
estamento competente dentro de la organización de Alianta S.A.S.
9.2. Registro Nacional de Bases de Datos
Alianta S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la ley, en sus Estatutos y
reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que
repose en sus Bases de Datos como confidencial de acuerdo con las normas vigentes,
sus estatutos y reglamentos; todo lo anterior en consonancia con sus derechos y
actividades propias del giro ordinario de sus negocios.
Alianta S.A.S., ha procedido de acuerdo con las disposiciones vigentes y la
reglamentación que para tal fin ha expedido el Gobierno Nacional a realizar el registro de
sus Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado
por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las
Bases de Datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta
para los ciudadanos de acuerdo con la normatividad que para el efecto ha expedido el
Gobierno Nacional.
9.3. Vigencia de la presente Política
Las disposiciones de la presente Política empezarán a regir el día siguiente de su
expedición por parte de la Gerencia General de Alianta S.A.S. en cumplimiento de lo
ordenado en el literal K) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones
que la reglamenten.
La presente Política de Protección de Datos Personales – Habeas Data se expide en
Bogotá D. E. a los 02 días del mes de julio de 2021.
Felipe Suárez Martínez
Representante Legal
Alianta S.A.S.
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